Întrebarea este una foarte bună, și ar trebui completată cu informații utile din istoria decontărilor cu ajutorul voucherelor dispeceratelor de taxi.
Istoria decontărilor cu vouchere de hârtie
Înainte de 2018 în București (și în România în anumite orașe, precum Brașov sau Cluj) pentru companiile care asigurau transportul angajaților, în special pentru cei care terminau programul la ore târzii, când nu mai exista opțiunea transportului în comun, singura soluție optimă era un contract cu un dispecerat de taxi pentru implementarea unui sistem de vouchere de hârtie.
Plecând de la cele de mai sus va prezentăm care era procesul în sine, iar în final vă propunem o scurtă incursiune în procesul nostru complet digital.
Negocierea contractelor de taxi se făcea anevoios, dispeceratele nu aveau de cele mai multe ori persoane pregătite pentru Vânzări și Account Management, care să preia și să rezolve problemele clienților, și într-un final, după ce se semna contractul, trebuia ales tipul de voucher:
- voucher nominal cu valoare fixă (10, 15, 20 lei, în funcție de specificul fiecărei companii);
- voucher nominal fără valoarea prestabilită, urmând ca valoarea să fie completată la sfârșitul cursei.
Problema voucherelor cu valoare fixă era dată de costurile ridicate pentru curse care depășeau valoarea fixă cu foarte puțin, ceea ce ducea la oferirea a încă unui voucher. Să luăm de exemplu un voucher cu valoare de 15 lei și o cursa care a fost la final 17 lei. În cazul acesta compania achita 30 de lei pentru cursă, folosind două vouchere, cu 88% mai mult decât ar fi trebuit. La cele fără valoare, intervenea un timp pierdut la sfârșitul cursei, iar de cele mai multe ori suma introdusă pe voucher nu corespundea cu cea de pe bonul emis de aparatul de taxat.
O altă problemă des întâlnită la acest sistem era faptul că șoferii ajungeau să preia cursele cu aparatul pornit. Prin prin această metodă se creștea nejustificat valoarea finală plătită de către companie.
În cadrul companiilor cu mii de curse lunar existau angajați care comandau mașini și care împărțeau hârtii către colegii care plecau spre casă, dar și colegi care verificau voucherele și bonurile aduse de angajați, iar în momentul în care se emitea factura se cereau lămuriri pentru sume neclare sau pentru cele unde apăreau diferențe față de bonuri, însă răspunsurile de cele mai multe ori întârziau să apară (nu neapărat din rea intenție, ci mai degrabă din lipsa de resurse din partea dispeceratelor). Clienții prinși într-un asemenea sistem nu puteau decât să schimbe furnizorul, adică dispeceratul, în speranța că următorul ar fi mai corect.
Practică era des întâlnită în piață și, în goana după șoferi care plătesc o taxă de dispecerat, nu se putea schimba foarte mult din perspectiva furnizorului, pentru că el avea interes în primul rând să își păstreze șoferii, iar corectitudinea facturii finale emise către client cădea în plan secund.
Pe lângă aceste probleme des întâlnite, putem să mai amintim și dezinteresul multor șoferi. Noi estimăm că 75% dintre șoferii de taxi din București evitau aceste contracte pentru că nu primeau bani de la operatorul de dispecer pentru cursele efectuate, ci mai degrabă bonuri de combustibil ale anumitor rețele de benzinarii, nu foarte răspândite în oraș. Astfel, situația din teren era una alarmantă, fiind des întâlnite situațiile în care fie nu se găsea deloc mașină, fie dura peste o ora găsirea uneia.
Șoferii care mergeau direct la aceste curse aveau diferite înțelegeri cu angajații, fie să vină cu aparatul pornit, fie să pună alte sume, angajatul nefiind interesat direct pentru că oricum nu plătea din buzunarul său.
La o primă vedere, situațiile prezentate de noi par a fi din vremuri de mult timp apuse. În realitate, noi am întâlnit în piață companii care încă folosesc vouchere pe hârtie, neprietenoase cu mediul înconjurător, și care trec, zi de zi, prin toate cele de mai sus. În lipsa unor soluții digitale de control aceste situații aduc mari prejudicii firmelor.
Mai este întâlnită în piață și soluția semi-digitală, unde valoarea bonului este introdusă într-o platformă de către șofer la sfârșitul cursei. Folosind un sistem care nu este complet digital, suprataxarea există în continuare și nu există un control strict prin care să îți poți desfășura activitatea privind coordonarea transportului colegilor de muncă.
Ei bine, dacă și tu ai folosit astfel de soluții în trecut, te rugăm să ne scrii în comentarii care sunt experiențele tale cu un astfel de sistem depășit. Dacă încă folosești un astfel de sistem, hai să îți prezentăm pe scurt alternativa complet digitală Smarty Business.
Smarty Business este cea mai nouă soluție de pe piață și reprezintă o alternativă pentru:
1. Soluția decontării bon cu bon, soluție în care angajatul trebuie să fie atent să preia bonul de la taxi, să nu îl piardă și apoi să-l predea către companie, ulterior urmând a fi completat un formular de decont și a se efectua plata acestuia către angajat, conform procedurilor interne. Deja, în acest caz, vorbim de implicarea a cel puțin trei persoane pentru un simplu decont, iar soluția noastră elimină acest hățiș birocratic, decontarea tuturor curselor urmând a se face pe baza facturii unice emise de platforma Smarty Business
2. Soluțiile oferite de dispecerate, care sunt de altfel învechite și neprietenoase cu mediul înconjurător pentru că încă folosesc vouchere pe hârtie, la care se adaugă și lipsa transparenței pentru cursele efectuate, ceea ce duce de multe ori la suprataxări
3. Soluțiile de transport alternativ, care folosesc exclusiv o flotă la care tariful dinamic, deloc de neglijat ca valoare, poate genera mari pagube în bugetul de transport al firmei. La asta se adaugă lipsa de adaptare a soluțiilor globale, specifice unei companii multinaționale, la piața și cerințele din România.
Cu Smarty Business, setarea contului de companie durează maximum cinci minute (dacă durează mai mult oferim un discount), iar adăugarea utilizatorilor, dacă se completează un tabel cu informațiile solicitate și se transmite către echipa Smarty, durează tot maximum cinci minute.
Angajații își pot seta contul în aplicația mobilă Smarty App și primesc acces la metodă de plată Business.
Ca să ne asigurăm că aceștia folosesc doar ce este permis de către companie, poți să stabilești reguli de utilizare:
- puncte de preluare sau destinație obligatorii (spre exemplu nu pot comanda mașini decât la sediul companiei);
- intervale orare când salariații pot utiliza soluția (spre exemplu doar seara între 23:00 și 05:00, când transportul în comun nu este eficient sau nu există deloc);
- buget individual sau alocat unui grup de utilizatori (poate un departament are 10 oamenii și dorești să le permiți să folosească un buget maxim de 1000 de lei/luna pentru toate cursele lor);
- poți aloca un centru de cost automat fiecărui angajat sau îi poți permite fiecărui coleg să aleagă un centru de cost pentru fiecare cursa în parte;
- poți permite fiecărui angajat să comande sau poți delega comanda mașinilor pentru colegi printr-un team leader (fără ca să oferi acces colegilor, astfel se evită utilizarea accidentală)
- multe alte reguli utile pe care le regăsești in platforma noastră
În plus, ai acces la raportare în timp real, poți oricând seta limite și notificări, poți vizualiza detalii despre cursele efectuate, analiza costurile și totul se face dintr-o platforma foarte intuitivă, fără să fie nevoie de ajutor din partea echipei Smarty. Desigur însă că există un account manager care este disponibil și care răspunde prompt la orice solicitare, în maximum patru ore lucrătoare de la orice cerință.
Echipa Smarty reprezintă o bună parte din echipa care a început în 2018 digitalizarea serviciilor de transport decontate de companie prin cea mai îndrăgită aplicație de taxi care a existat în România, așa că avem experiența necesară să îți facilităm procesul de migrare către o soluție modernă.
Acum, o întrebare și pentru cei care au trecut prin acest proces de digitalizare în ultimii 5 ani. Spune-ne dacă a fost un proces care a adus beneficii, dar și dacă s-ar mai întoarce vreodată la sistemul cu vouchere?
Echipa Smarty Business rămâne deschisă pentru orice întrebări despre soluția noastră de transport decontat.
Vă mulțumim!